Hoe koppel ik telefoonnummers in Hosted PBX?
De Hosted PBX heeft vele onderdelen (extensies). Deze extensies kunnen voor verschillende doeleinden worden gebruikt. Elke extensie heeft de mogelijkheid om telefoonnummers te koppelen. In dit artikel leggen we uit hoe u telefoonnummers koppelt en welke mogelijkheden er zijn.
U kunt telefoonnummers koppelen aan de volgende extensies:
Accounts
Een account heeft u nodig om een toestel in te stellen. In principe maakt u voor elke toestel een account aan. Een toestel kan een IP-telefoon, een softphone maar ook bijvoorbeeld een ATA (apparaat waarmee u analoge toestellen als een fax of frankeermachine aan uw telefooncentrale kunt koppelen) zijn.
U kunt een telefoonnummer direct koppelen aan een account. Het account is dan direct bereikbaar op het gekozen telefoonnummer. In dit geval kunt een telefoonnummer maximaal aan 1 account koppelen.
Voor uitgaande telefoonnummers kunt u kiezen uit 1 van uw telefoonnummers. Dit kiest u in het veld Caller ID onder het account.
Groups
Wanneer u wilt dat alle accounts tegelijk overgaan kunt u de telefoonnummer koppelen aan een Group.
De accounts zullen dan allemaal tegelijk en oneindig overgaan. Wanneer 1 van de accounts opneemt zal de rest stoppen met overgaan. Wanneer alle accounts bezet zijn zal de beller een bezettoon horen. Ook is het mogelijk om per account de beschikbaarheid in te stellen. Dit kan met een tijdsvenster. Klik hier voor meer informatie over tijdsvensters
Forwards
U kunt er voor kiezen om telefoonnummers te koppelen aan een Forward. Een Forward is handig wanneer u wilt dat de accounts 1 voor 1 overgaan of na een bepaalde tijd naar een externe nummer wordt doorgeschakeld. het voordeel van een Forward is dat u er ook naast Accounts ook andere extensies kunt toevoegen. De extensies in een Forward worden in de volgorde van boven naar beneden aangeroepen. Wanneer 1 opneemt zal de rest niet meer worden aangeroepen
U kunt per extensie de ringtijd instellen van 0 tot 60 seconden. Ook is het mogelijk om per extensie de beschikbaarheid in te stellen. Dit kan met een tijdsvenster. Klik hier voor meer informatie over tijdsvensters
Switches
U kunt er voor kiezen om telefoonnummers te koppelen aan een Switch. Een switch is een uitgebreide groep waar gebruikers d.m.v. een link of QR-code zich kunnen aan- of afmelden. Een switch is erg handig wanneer u bijvoorbeeld stand-by diensten heeft. De dienstdoende kan zich dan met een link of QR-code aan- of afmelden op de switch wanneer hij/zij dienst heeft. Zo hoeft u niet telkens zelf een aanpassing te doen in de PBX.
Announcements
U kunt er voor kiezen om telefoonnummers te koppelen aan een Announcement. Dit is handig wanneer u bijvoorbeeld een begroeting wilt instellen voordat de telefoons overgaan. Binnen een Announcement kunt u een geluidsbestand uploaden en vervolgens deze weer doorschakelen naar een volgende extensie. De beller hoort dat eerst het geluidsfragment voordat hij/zij wordt doorgeschakeld.
Queues
U kunt er voor kiezen om telefoonnummers te koppelen aan een Queue (wachtrij). Met een wachtrij kunt u de piekdrukte van telefoontjes opvangen.
Een Queue lijkt hetzelfde als een Group, maar toch zijn er verschillen. Het verschil tussen een Queue en een Group is dat u in een Queue een wachtmuziek en een intro kunt instellen. Dit is handig wanneer uw toestel zelf geen wachtmuziek heeft of u gewoonweg een andere wachtmuziek wilt. In een intro kunt u bijvoorbeeld uw begroeting instellen. De beller hoort dan eerst het geluidsfragment voordat hij/zij wordt doorgeschakeld naar de wachtrij.
Een andere verschil is, wanneer alle accounts in een Queue bezet zijn, blijft de beller wachten. In tegendeel bij een Group, krijgt de beller een bezettoon te horen.
IVR’s
U kunt er voor kiezen om telefoonnummers te koppelen aan een IVR (Interactive Voice Response-systeem). Een IVR is een keuzemenu.
Binnen elke IVR extensie die u aanmaakt kunt u meerdere keuzemenu’s aanmaken. Dit is handig wanneer u bijvoorbeeld dat de beller een 2e keuzemenu hoort wanneer hij/zij een bepaalde keuze maakt.
Binnen de keuzemenu kunt u aan elke keuze (1,2,3….) een actie koppelen. Een actie kan naast elke type extensie een andere keuzemenu zijn. U kunt acties koppelen aan de volgende keuzes:
- 1 t/m 9
- * (sterretje)
- # (hekje)
- Timeout (geen keuze)
- N/A (Niet beschikbaar)
Het is mogelijk om na de gemaakte keuze eerst een geluidsfragment te laten horen. Dit kan ingesteld worden in het veld “Play before”.
