Hoe werkt een doorschakeling?
Het woord zegt het al, u schakelt een gesprek door naar iemand anders. Het lijkt heel simpel en dat is het ook maar u kunt in uw Hosted PBX met een simpele doorschakeling hele complexe en mooie schakelingen maken. De meest gebruikte doorschakeling is naar de voicemail en de mobiele telefoon.
U kunt bij afwezigheid alle binnenkomende telefoongesprekken direct doorschakelen. Dit betekent dat als iemand u belt op uw telefoonnummer of interne nummer het telefoongesprek zal worden doorgeschakeld naar een ander nummer dat u heeft opgegeven.
Doorschakelen kan zowel naar interne nummers als externe nummers. Of het nu een regionaal, 085, 088 of een mobiel nummer is maakt niet uit.
Wat kunt u met Doorschakelen?
In uw Hosted PBX kunt u ervoor kiezen om het vaste telefoonnummer automatisch te laten doorschakelen op vaste tijden, bijvoorbeeld buiten kantooruren of bij afwezigheid van part time medewerkers. Hierdoor mist u geen enkel gesprek meer en weet de beller altijd waar hij aan toe is.
Een andere optie is doorschakelen bij “in gesprek”. U kunt bij VoIP telefonie namelijk meerdere gesprekken ontvangen maar uiteindelijk maar één gesprek afhandelen. Dan zou u als u in gesprek bent het gesprek direct kunnen doorzetten naar een collega of voicemail. Is het nummer van een drukke afdeling dan kunt u uiteraard beter een wachtrij instellen met een welkomstboodschap.
Voor medewerkers die veel onderweg zijn is een doorschakeling naar de mobiele telefoon de meest gebruikte optie. Dit gaat als volgt, u installeert een softphone op uw mobiele telefoon die gekoppeld is aan uw vaste VoIP telefoon.
Op het moment dat er gesprekken binnenkomen op uw vaste telefoon kunt u de mobiele app laten mee rinkelen. Dit kan direct of met een vertraging zodat eerst uw vaste telefoon en daarna uw mobiel telefoon rinkelt. Een ander voordeel van deze mobiele app is dat u ook kunt uitbellen met uw vaste telefoonnummer.
Mocht u toch niet kunnen opnemen binnen een bepaalde tijd dan kan de VoIP telefooncentrale het gesprek weer opvangen en doorzetten naar een collega of alsnog de voicemail inschakelen. Uiteraard kunt u met het instellen van openingstijden voorkomen dat u buiten kantooruren wordt gebeld op uw mobiele app. Hierdoor kunt u dus gemakkelijk werk en privé gescheiden houden.
Doorschakeling configureren
In uw Hosted PBX kunt u onder Forwards uw doorschakelingen beheren. U kunt doorschakelingen maken naar een intern of extern telefoonnummers.
1. Ga eerst naar uw Hosted PBX omgeving via: https://wincom.simpbx.net
2. Ga in het menu naar “Forwards“. Hier kunt u doorschakelingen configureren. Klik op “Add” waarna de volgende velden kunnen worden ingevuld:
Extension: Vul hier een toestelnummer in, dit is het interne nummer voor de forward.
Phone number: Kies hier een extern telefoonnummer uit de toegewezen nummers (Gebruik dit alleen wanneer de forward van buitenaf bereikbaar moet zijn)
Name: U kunt hier eventueel de naam voor de forward opgeven
3. Door op Add naast Forward to te klikken kunnen de apparaten geselecteerd worden welke onderdeel van de forward zijn. Ook kan een extern nummer worden opgegeven door dit in te vullen en daarna op het plus teken te drukken. Externe nummers voert u in de volgende formaat 31612345678.
4. Nadat apparaten in de groep zijn toegevoegd kunt u aangeven wanneer deze bereikbaar zijn door op het tijdsvenster van het apparaat te klikken. Selecteer met uw muis op welke tijden het apparaat beschikbaar moet zijn.
5. Als laatste kunt u op slicebar aangeven hoelang het toestel in de forward moet overgaan voordat het volgende apparaat wordt aangeroepen.
6. Indien u meerdere apparaten heeft kunt u gemakkelijk de volgorde omdraaien door met de pointer op het apparaat te gaan staan, trackpad/muis indrukken en het apparaat verslepen naar de gewenste positie. De forward zal deze selectie sequentieel aflopen.