Het Instellen van Doorschakelingen (Forwards) in uw Hosted PBX

Het woord zegt het al, u schakelt een gesprek door naar iemand anders. Het lijkt heel simpel, en dat is het ook, maar u kunt in uw Hosted PBX met een simpele doorschakeling hele complexe en effectieve schakelingen maken. De meest gebruikte doorschakelingen zijn naar de voicemail en de mobiele telefoon.

Met doorschakelen kunt u alle binnenkomende telefoongesprekken direct doorsturen bij afwezigheid. Dit betekent dat als iemand u belt op uw telefoonnummer of interne nummer, het gesprek zal worden doorgeschakeld naar een ander nummer dat u heeft opgegeven.

Doorschakelen kan zowel naar interne als externe nummers. Of het nu een regionaal, 085, 088 of een mobiel nummer is, maakt niet uit.

Wat kunt u met Doorschakelen?

In uw Hosted PBX kunt u ervoor kiezen om het vaste telefoonnummer automatisch te laten doorschakelen op vaste tijden, bijvoorbeeld buiten kantooruren of bij afwezigheid van parttime medewerkers. Hierdoor mist u geen enkel gesprek meer en weet de beller altijd waar hij aan toe is.

Een andere optie is doorschakelen bij “in gesprek”. U kunt bij VoIP-telefonie namelijk meerdere gesprekken ontvangen maar uiteindelijk maar één gesprek afhandelen. Dan kunt u, als u in gesprek bent, het gesprek direct doorzetten naar een collega of voicemail. Voor een drukke afdeling kunt u beter een wachtrij instellen met een welkomstboodschap.

Voor medewerkers die veel onderweg zijn, is een doorschakeling naar de mobiele telefoon de meest gebruikte optie. Dit gaat als volgt: u installeert een softphone op uw mobiele telefoon die gekoppeld is aan uw vaste VoIP-telefoon.

Wanneer er gesprekken binnenkomen op uw vaste telefoon, kunt u de mobiele app mee laten rinkelen. Dit kan direct of met een vertraging, zodat eerst uw vaste telefoon en daarna uw mobiele telefoon rinkelt. Een ander voordeel van deze mobiele app is dat u ook kunt uitbellen met uw vaste telefoonnummer.

Mocht u toch niet kunnen opnemen binnen een bepaalde tijd, dan kan de VoIP-telefooncentrale het gesprek weer opvangen en doorzetten naar een collega of alsnog de voicemail inschakelen. Uiteraard kunt u met het instellen van openingstijden voorkomen dat u buiten kantooruren wordt gebeld op uw mobiele app. Hierdoor kunt u gemakkelijk werk en privé gescheiden houden.

Doorschakeling configureren

In uw Hosted PBX kunt u onder Forwards uw doorschakelingen beheren. U kunt doorschakelingen maken naar interne of externe telefoonnummers.

1. Ga eerst naar uw Hosted PBX omgeving via: https://wincom.simpbx.net

2. Ga in het menu naar “Forwards“. Hier kunt u doorschakelingen configureren. Klik op “Add” waarna de volgende velden kunnen worden ingevuld:

Extension: Vul hier een toestelnummer in, dit is het interne nummer voor de forward.
Phone number: Kies hier een extern telefoonnummer uit de toegewezen nummers (Gebruik dit alleen wanneer de forward van buitenaf bereikbaar moet zijn)
Name: U kunt hier eventueel de naam voor de forward opgeven

3. Klik op “Add” naast “Forward to” om de apparaten te selecteren die onderdeel van de forward zijn. U kunt ook een extern nummer opgeven door dit in te vullen en daarna op het plusteken te drukken

4. Nadat de apparaten aan de forward zijn toegevoegd, kunt u aangeven wanneer deze bereikbaar zijn door op het tijdsvenster van het apparaat te klikken. Selecteer met uw muis de tijden waarop het apparaat beschikbaar moet zijn.

5. Als laatste kunt u op slicebar aangeven hoelang het toestel in de forward moet overgaan voordat het volgende apparaat wordt aangeroepen.

6. Indien u meerdere apparaten heeft, kunt u gemakkelijk de volgorde wijzigen door met de pointer op het apparaat te gaan staan, de trackpad/muis in te drukken en het apparaat te verslepen naar de gewenste positie. De forward zal deze selectie sequentieel aflopen.