Hoe kunnen we helpen?
Hoe werkt Voicemail?
Binnen Hosted PBX kunt u voicemail op meerdere niveaus toepassen. Het is belangrijk om het verschil te begrijpen tussen:
- Persoonlijke voicemail (per gebruiker/account)
- Groepsvoicemail (per belgroep, afdeling of keuzemenu)
Dit voorkomt veel foutieve configuraties.
Persoonlijke voicemail (per account)
Dit is de voicemail die gekoppeld is aan één specifieke gebruiker of extensie.
Wordt gebruikt wanneer:
- Een medewerker niet opneemt
- Een medewerker in gesprek is
- Het toestel offline is
Kenmerken
- Eén eigenaar van de voicemailbox
- Berichten zijn bedoeld voor één persoon
- Te beheren via *98 of e-mail
- Wordt ingesteld onder Accounts
Dit is de standaard voicemail die de meeste gebruikers kennen. Voor uitleg en handleiding klik hier
Groepsvoicemail (belgroep / afdeling / keuzemenu)
Groepsvoicemail is geen voicemail van een persoon, maar van een afdeling of groep.
Deze wordt toegepast binnen:
- Belgroepen
- Keuzemenu’s (IVR)
- Hoofdnummers
- Openingstijden per afdeling
Wordt gebruikt wanneer:
- Niemand in de belgroep opneemt
- Een afdeling gesloten is
- Buiten openingstijden
- Als eindpunt van een keuzemenu
Kenmerken
- Niet gekoppeld aan één gebruiker
- Bedoeld voor meerdere medewerkers of een afdeling
- Wordt vaak gebruikt in combinatie met openingstijden en routeringen
- Kan ook alleen een informatieve boodschap zijn zonder inspreekmogelijkheid
Praktijkvoorbeeld
U heeft een organisatie met:
- Verkoop
- Werkplaats
- Magazijn
In het weekend is alleen verkoop geopend.
In het keuzemenu kunt u dan:
- Voor verkoop: doorschakelen naar medewerkers
- Voor werkplaats: een groepsvoicemail laten inspreken
- Voor magazijn: een informatieve boodschap afspelen met verwijzing naar de website
Hiermee worden bellers altijd correct geïnformeerd en gaan er geen aanvragen verloren. Klik hier voor uitleg hoe u een groepsvoicemail instelt
Wanneer gebruikt u welke voicemail?
| Situatie | Persoonlijke voicemail | Groepsvoicemail |
|---|---|---|
| Medewerker neemt niet op | ✓ | |
| Medewerker is in gesprek | ✓ | |
| Afdeling neemt niet op | ✓ | |
| Buiten openingstijden | ✓ | |
| Keuzemenu optie | ✓ | |
| Bericht voor één persoon | ✓ | |
| Bericht voor een afdeling | ✓ |
Professionele inrichting van groepsvoicemail
Groepsvoicemail wordt vaak gecombineerd met:
- Openingstijden
- Keuzemenu’s
- Routeringen
- Professionele ingesproken teksten
Dit vereist meestal een bredere configuratie binnen Hosted PBX.
Wilt u dit professioneel laten inrichten? Bekijk dan ons artikel:
Professionele configuratie van uw Hosted PBX.