Menu Sluiten
Ga naar de hoofdinhoud

Hoe kunnen we helpen?

Hosted PBX Gebruikershandleiding

U bent hier:
« ga terug

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. Inloggen op Hosted PBX
  3. Dashboard Overzicht
  4. Accounts (SIP-lijnen)
  5. Groups (Belgroepen)
  6. Forwards (Doorschakelingen)
  7. Switches (Schakelaars)
  8. Announcements (Aankondigingen)
  9. Queues (Wachtrijen)
  10. IVRs (Keuzemenu’s)
  11. Phone Numbers
  12. Provisioning (Account statussen en SIP-gegevens)
  13. Auto Provisioning
  14. PBX Settings
  15. Contact en Ondersteuning

1. Inleiding

Welkom bij de Hosted PBX gebruikershandleiding! Hosted PBX is een SAAS PBX-systeem waarmee je eenvoudig bedrijfscommunicatie kunt beheren via de cloud. Het biedt een breed scala aan functies, waaronder gebruikersbeheer, wachtrijen, keuzemenu’s (IVR), aankondigingen, en apparaatprovisioning. In deze handleiding leer je stap voor stap hoe je Hosted PBX kunt gebruiken en configureren.

2. Inloggen op Hosted PBX

Om toegang te krijgen tot het Hosted PBX-platform, moet je inloggen met je gebruikersgegevens.

Inlogscherm

Wanneer je naar het inlogscherm gaat, zie je het volgende scherm:

Eerste keer inloggen?

Als je voor het eerst inlogt, klik je op “Forgot password?” om een nieuw wachtwoord in te stellen. Volg de instructies die je via e-mail ontvangt om een wachtwoord aan te maken.

Inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord

Voer je gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Log in.

3. Dashboard Overzicht

Na het inloggen kom je terecht in het hoofdscherm, waar je een overzicht van de verschillende functies hebt via het navigatiemenu aan de linkerkant:

Functies in het kort

  • Accounts: SIP-lijnen en instellingen.
  • Groups: Beheer van belgroepen.
  • Forwards: Instellen van oproepdoorsturing.
  • Switches: Schakelconfiguratie.
  • Announcements: Instellen van aankondigingen.
  • Queues: Beheer van wachtrijen voor inkomende oproepen.
  • IVRs: Interactieve keuzemenu’s voor inkomende oproepen.
  • Phone Numbers: Beheer van gekoppelde telefoonnummers.
  • Provisioning: SIP-accountstatussen en inloggegevens voor telefoons en softphones.
  • Auto Provisioning: Automatische configuratie van apparaten.
  • PBX Settings: Algemene instellingen van de PBX.

4. Accounts (SIP-lijnen)

Accounts in Hosted PBX vertegenwoordigen SIP-lijnen, die worden gebruikt om telefoontoestellen, softphones en andere apparaten te configureren die het SIP-protocol ondersteunen. Een SIP-lijn kan worden toegepast op allerlei apparaten, variërend van telefoontoestellen tot complete telefooncentrales, maar ook voor speciale toepassingen zoals liften, intercomsystemen en andere communicatietoepassingen die SIP ondersteunen. Hierdoor biedt Hosted PBX een flexibele oplossing voor diverse omgevingen en apparaten.

Accounts toevoegen

  • Klik op Accounts in het menu aan de linkerkant.
  • Klik op Add om een nieuw account aan te maken.
  • Voer de volgende gegevens in:
    • Extension: Het extensienummer voor het account. Dit moet minimaal 3 en maximaal 4 cijfers zijn, en elke extensie moet uniek zijn binnen het systeem. Dit nummer fungeert tevens als het interne doorkiesnummer.
    • Phone Number: Het nummer waar de oproep naar moet worden doorgestuurd indien externe bereikbaarheid vereist is. Let op dat elk telefoonnummer maar aan één extensie kan worden gekoppeld. (zie hieronder voor een uitleg van dit veld).
    • Name: De naam van de gebruiker.
    • Caller ID: Selecteer het telefoonnummer dat door dit account moet worden gebruikt bij uitgaande oproepen.
    • Hide Caller ID: Selecteer of je de beller-ID wilt tonen of verbergen bij uitgaande oproepen:
    • Show: De beller-ID wordt meegestuurd met de oproep.
    • Hide: Het account belt anoniem (privé).
    • Voicemail: Schakel voicemail in of uit. Wanneer dit aanstaat kan op het toestel zelf gebeld worden naar *98 om voicemail in te stellen en te beluisteren. Voor meer info kijk in deze handleiding
    • Voicemail Greeting: Upload een gepersonaliseerd voicemailbericht. Audiobestanden moeten in MP3 of WAV formaat zijn. Dit zal de voicemailinstellingen van de gebruiker overschrijven. Voor meer info kijk in deze handleiding
    • Forward Voicemail: Stel een e-mailadres in om voicemails door te sturen. Wanneer hier een mail adres is ingesteld zullen voicemailberichten naar dit e-mail worden doorgestuurd en niet bewaard worden in de voicemailbox. Voor meer info kijk in deze handleiding
  • Klik op Save om het account op te slaan.

Uitleg over het koppelen van telefoonnummers:

Het veld Phone Number is alleen van toepassing indien externe bereikbaarheid gewenst is. Het telefoonnummer moet worden toegewezen aan een extensie om inkomende oproepen van buitenaf door te verbinden naar die specifieke extensie. Elk telefoonnummer kan slechts aan één extensie gekoppeld worden om conflicten bij inkomende oproepen te voorkomen.

SIP-gegevens voor het account

De SIP-inloggegevens (SIP-ID en wachtwoord) van het aangemaakte account kunnen worden teruggevonden onder het Provisioning-menu. Hier kun je ook de status van de registratie van het account bekijken en de SIP-informatie gebruiken voor het configureren van telefoontoestellen of softphones.

5. Groups (Belgroepen)

Belgroepen in Hosted PBX stellen je in staat om meerdere gebruikers te groeperen, zodat oproepen gelijktijdig naar alle groepsleden kunnen worden doorgestuurd. Dit is vooral handig wanneer je wilt dat verschillende medewerkers tegelijk bereikbaar zijn voor binnenkomende oproepen.

Een nieuwe groep maken

  • Ga naar Groups in het menu.
  • Klik op Add om een nieuwe groep aan te maken.
  • Voer de volgende gegevens in:
    • Extension: Het extensienummer voor de groep. Dit moet minimaal 3 en maximaal 4 cijfers zijn, en elke extensie moet uniek zijn binnen het systeem. Dit nummer fungeert tevens als het interne doorkiesnummer.
    • Phone Number: Het nummer waar de oproep naar moet worden doorgestuurd indien externe bereikbaarheid vereist is. Let op dat elk telefoonnummer maar aan één extensie kan worden gekoppeld.
    • Name: Geef de groep een naam.
    • Forward to: Wijs doorsturingen toe aan andere gebruikers of externe nummers. Binnen Groups kun je alleen Accounts of externe nummers toevoegen als forward. Andere extensietypen, zoals IVR’s, Forwards of Queues, kunnen niet worden toegevoegd aan een Group.
  • Klik op Save om de groep op te slaan.

Belangrijk om te weten bij groepen

  • Gelijktijdig bellen: Binnen groepen worden alle toegevoegde bestemmingen tegelijk gebeld. Dit betekent dat zodra een oproep binnenkomt, elke gebruiker in de groep tegelijkertijd wordt gebeld totdat iemand de oproep beantwoordt.
  • Accounts en externe nummers: Binnen groepen kun je alleen Accounts (SIP-lijnen) en externe nummers als forward-to bestemming toevoegen. Andere extensietypen, zoals IVR’s, andere Forwards of Queues, kunnen niet worden toegevoegd aan een groep.

Belgroepen versus Forwards

  • Groepen: Bij groepen worden alle bestemmingen tegelijk gebeld. Dit betekent dat zodra een oproep binnenkomt, elke gebruiker in de groep tegelijkertijd wordt gebeld totdat iemand de oproep beantwoordt.
  • Forwards: In tegenstelling tot groepen, worden bij een forward de bestemmingen om de beurt gebeld, afhankelijk van de volgorde en de ingestelde timeout. Dit is het grootste verschil tussen een forward en een groep.

Belgroepen versus Queues

  • Hoewel groepen en queues veel op elkaar lijken omdat beide alle bestemmingen tegelijk bellen, zijn er enkele belangrijke verschillen:
  • Wachtmuziek en intro:
  • Bij een queue kun je een wachtmuziekje en een introbericht instellen dat wordt afgespeeld terwijl de oproep in de wachtrij staat. Dit is niet mogelijk bij een groep.
  • Tijdsvensters:
  • Bij een groep kun je tijdsvensters instellen. Dit betekent dat de groep op bepaalde tijden actief kan zijn en op andere tijden niet. Bij een queue kun je geen tijdsvensters instellen.
  • Voicemail aanroepen:
  • Een groep zal de voicemail activeren wanneer alle bestemmingen niet bereikbaar zijn. Dit betekent dat de oproep naar de voicemail gaat als niemand beschikbaar is om op te nemen.
  • Een queue zal echter nooit de voicemail aanroepen. In plaats daarvan zal de queue blijven proberen de bestemmingen te bellen totdat een van de gebruikers beschikbaar is om de oproep te beantwoorden. Dit kan oneindig doorgaan, afhankelijk van de instellingen.

Met deze functionaliteit kun je eenvoudig een team of afdeling creëren die altijd gelijktijdig bereikbaar is voor inkomende oproepen, wat vooral handig is voor situaties zoals verkoopafdelingen of ondersteuningsdiensten waar meerdere medewerkers beschikbaar moeten zijn.

6. Forwards (Doorschakelingen)

Met Forwards in Hosted PBX kun je inkomende oproepen automatisch doorsturen naar een ander intern of extern nummer. Dit is handig als je een oproep naar meerdere bestemmingen wilt doorsturen, maar niet wilt dat ze allemaal tegelijk worden gebeld, zoals bij een groep of queue.

Een forward instellen

  • Ga naar Forwards in het menu.
    • Klik op de optie “Forwards” aan de linkerkant van het scherm.
  • Klik op Add om een nieuwe doorsturing in te stellen.
  • Vul de volgende gegevens in:
    • Extension: Het extensienummer voor de forward. Dit moet minimaal 3 en maximaal 4 cijfers zijn, en elke extensie moet uniek zijn binnen het systeem. Dit nummer fungeert tevens als het interne doorkiesnummer.
    • Phone Number: Het nummer waar de oproep naar moet worden doorgestuurd indien externe bereikbaarheid vereist is. Let op dat elk telefoonnummer maar aan één extensie kan worden gekoppeld.
    • Name: Geef de forward een herkenbare naam.
    • Forward to: Wijs de bestemming van de forward toe. Dit kan een interne extensie zijn of een extern nummer. Voor externe nummers moet je het nummer invoeren en op de “+” klikken om het toe te voegen.

Forwards sorteren

Binnen Forwards kun je meerdere bestemmingen toevoegen en ze sorteren door ze te slepen. De eerste bestemming in de lijst wordt als eerste gebeld, daarna volgt de tweede, enzovoorts.

Timeout instellen

Voor elke bestemming binnen een forward kun je een timeout instellen. Dit is de tijd (0 tot 60 seconden) die bepaalt hoe lang er wordt gewacht voordat het systeem naar de volgende bestemming in de lijst gaat. Stel voor elke bestemming de gewenste timeout in op basis van hoe lang er gebeld moet worden voordat het doorschakelt naar de volgende.

Tijdsvensters instellen

Je kunt per bestemming een tijdsvenster configureren, wat je de mogelijkheid biedt om de beschikbaarheid van bestemmingen op bepaalde tijden in te stellen. Dit is handig om bestemmingen tijdens kantooruren of buiten werktijden te activeren of deactiveren. Wanneer een bestemming niet beschikbaar is vanwege een tijdsvenster, zal het systeem automatisch naar de volgende bestemming in de lijst gaan, zonder te wachten op de timeout. Dit zorgt voor een efficiënte afhandeling van oproepen op basis van beschikbaarheid binnen de ingestelde tijdsvensters.

Klik op Save om de instellingen op te slaan.

Forwards versus Groups

  • Belgroepen (Groups): Bij groepen worden alle bestemmingen in de groep tegelijk gebeld. Dit betekent dat zodra een oproep binnenkomt, elke gebruiker in de groep tegelijkertijd wordt gebeld totdat iemand de oproep beantwoordt. Dit is handig als je wilt dat een hele afdeling of een team altijd tegelijk bereikbaar is.
  • Forwards: In tegenstelling tot groepen worden bij forwards de bestemmingen één voor één gebeld, afhankelijk van de volgorde en de ingestelde timeout. Dit betekent dat als de eerste bestemming niet opneemt, het systeem wacht op de ingestelde timeout en daarna naar de volgende bestemming in de lijst gaat. Forwards zijn handig als je wilt dat oproepen in een specifieke volgorde worden doorgeschakeld.

Forwards versus Queues

  • Queues (Wachtrijen): Net als bij groepen, worden ook bij queues de bestemmingen tegelijk gebeld. Echter, bij een queue kun je een intro-bericht en wachtmuziek instellen terwijl de oproep in de wachtrij staat. Een queue zal nooit de voicemail activeren. Als geen van de bestemmingen bereikbaar is, zal de queue blijven bellen totdat iemand de oproep opneemt.
  • Forwards: Bij forwards heb je de controle over de volgorde en de tijd die een bestemming heeft om te beantwoorden, met de mogelijkheid om tijdsvensters in te stellen. Bovendien kan een forward de voicemail activeren als geen van de bestemmingen beschikbaar is, iets wat een queue nooit zal doen. Dit maakt forwards flexibeler wanneer je specifieke belvolgorden en tijdslimieten wilt instellen voor verschillende bestemmingen.

Forwards bieden dus meer controle over de volgorde en timing van oproepdoorschakeling, terwijl groepen en queues meer geschikt zijn voor situaties waarin je wilt dat alle bestemmingen tegelijk worden gebeld.

7. Switches (Schakelaars)

Switches in Hosted PBX fungeren als schakelaars om te wisselen tussen verschillende bestemmingen. Dit is vooral handig voor situaties zoals bereikbaarheidsdiensten, waar altijd maar één persoon of bestemming tegelijk bereikbaar mag zijn.

Een switch instellen

  • Ga naar Switches in het menu.
    • Klik op de optie “Switches” aan de linkerkant van het scherm.
  • Klik op Add om een nieuwe switch te maken.
  • Vul de volgende gegevens in:
    • Extension: Het extensienummer van de switch. Dit extensienummer moet uniek zijn binnen het systeem en bestaat uit minimaal 3 en maximaal 4 cijfers.
    • Phone Number: Koppel een extern telefoonnummer aan de switch indien externe oproepen naar de switch moeten worden doorgestuurd.
    • Name: Geef de switch een naam.
    • Switch Clients: Voeg accounts (e-mail adressen) toe die gebruik kunnen maken van de switch. Deze switch clients kunnen vervolgens inloggen om de instellingen van de switch te wijzigen en de actieve bestemming aan te passen.
    • Forwards Editable: Hiermee geef je de toegevoegde gebruikers (clients) de mogelijkheid om de daadwerkelijke bestemmingen aan te passen, zoals het wijzigen van telefoonnummers of het toevoegen en verwijderen van bestemmingen. Voor alleen het veranderen van de actieve bestemming hoef je deze rechten niet te geven; dit kan standaard door iedereen worden gedaan.
  • Forward Choices: Stel de mogelijke bestemmingen in. Dit kunnen verschillende extensies of externe nummers zijn, maar er kan altijd maar één tegelijk actief zijn.
  • Klik op Save om de switch te activeren.

Extra functies en gebruik van switches

Switch Clients: Gebruikers die zijn ingesteld als switch clients kunnen inloggen op de switch om de bestemmingen te beheren. Dit is vooral handig bij scenario’s zoals bereikbaarheidsdiensten, waar de bestemming regelmatig moet worden aangepast.

Maximaal één bestemming actief

Bij een switch kan er altijd maar één bestemming tegelijk actief zijn. Dit betekent dat wanneer er meerdere opties beschikbaar zijn, je telkens handmatig moet schakelen tussen de actieve bestemmingen. Dit biedt flexibiliteit en controle bij het beheren van oproepen.

Handig voor bereikbaarheidsdiensten

Dit type configuratie is bijzonder nuttig voor bedrijven of organisaties met on-call diensten, waarbij medewerkers of afdelingen om de beurt oproepen moeten ontvangen. Door de switch aan te passen, kun je eenvoudig bepalen wie er bereikbaar is op elk moment van de dag.

Bestemmingskeuzes

Je kunt meerdere extensies of interne/externe nummers selecteren als mogelijke bestemmingen voor de switch. Deze worden opgeslagen onder “Forward Choices” en kunnen eenvoudig worden beheerd door de switch client (indien aangezet) of systeembeheerder.

Met deze uitleg over Switches in HostedPBX weet je nu hoe je dit krachtige doorschakelmechanisme kunt instellen en beheren, met de mogelijkheid om flexibel en efficiënt verschillende bestemmingen te beheren afhankelijk van de situatie.

8. Announcements (Aankondigingen)

Met Announcements kun je aankondigingen instellen die worden afgespeeld wanneer een oproep binnenkomt, voordat deze wordt doorgeschakeld naar een andere bestemming. Dit biedt de mogelijkheid om belangrijke berichten te laten horen, zoals een welkomstboodschap of een melding over gewijzigde openingstijden.

Een aankondiging instellen

  • Ga naar Announcements in het menu.
  • Klik op Add om een nieuwe aankondiging aan te maken.
  • Vul de volgende gegevens in:
    • Extension: Het extensienummer voor de aankondiging. Dit extensienummer moet uniek zijn binnen het systeem en bestaat uit minimaal 3 en maximaal 4 cijfers.
    • Phone Number: Koppel een telefoonnummer indien externe oproepen deze aankondiging moeten horen.
    • Name: Geef de aankondiging een herkenbare naam.
    • Announcement: Upload een audiobestand (MP3 of WAV) dat als aankondiging moet worden afgespeeld.
    • Forward to: Kies waar de oproep na de aankondiging naartoe moet worden doorgeschakeld. Als je wilt dat de oproep wordt beëindigd na het afspelen van de aankondiging, laat je dit veld leeg.
  • Klik op Save om de aankondiging op te slaan.

Waar kunnen aankondigingen voor worden gebruikt?

  • Forwarding: Je kunt een aankondiging instellen als onderdeel van een doorverwijzing in een Forward. Dit betekent dat wanneer iemand een oproep ontvangt via een forward, de aankondiging wordt afgespeeld voordat de oproep wordt doorgeschakeld naar de uiteindelijke bestemming.
  • IVR (Interactive Voice Response): Aankondigingen kunnen ook worden gebruikt als een actie binnen een IVR-menu. Dit kan handig zijn om een specifieke boodschap of melding af te spelen voordat de beller door het keuzemenu navigeert of wordt doorgeschakeld naar een bestemming.
  • Informatieve mededelingen: Announcements zijn ook nuttig voor het geven van belangrijke informatie aan bellers, zoals speciale openingstijden, afwezigheidsmeldingen, of promotionele berichten.

Met deze uitleg kun je nu eenvoudig aankondigingen instellen en strategisch gebruiken binnen het Hosted PBX-systeem, afhankelijk van hoe en wanneer je bepaalde informatie wilt communiceren met inkomende bellers.

9. Queues (Wachtrijen)

Queues bieden de mogelijkheid om inkomende oproepen in een wachtrij te plaatsen totdat een beschikbaar account de oproep kan beantwoorden. Dit is handig voor situaties waarin meerdere medewerkers beschikbaar moeten zijn om oproepen te beantwoorden, zoals bij klantenservice of ondersteuningslijnen.

Een wachtrij instellen

  • Ga naar Queues in het menu.
  • Klik op Add om een nieuwe wachtrij aan te maken.
  • Vul de volgende gegevens in:
    • Extension: Het extensienummer voor de wachtrij. Dit extensienummer moet uniek zijn binnen het systeem.
    • Phone Number: Selecteer een telefoonnummer om de wachtrij extern bereikbaar te maken, indien externe bellers de wachtrij moeten kunnen bereiken.
    • Name: Geef de wachtrij een herkenbare naam.
    • Intro: Upload een welkomstboodschap die de beller hoort zodra de oproep in de wachtrij wordt geplaatst.
    • Music on Hold: Upload muziek voor in de wachtrij, zodat bellers iets te horen krijgen terwijl ze wachten.
    • Accounts: Voeg de accounts toe die de inkomende oproepen vanuit de wachtrij kunnen aannemen. Binnen een wachtrij kunnen alleen accounts worden toegevoegd om oproepen te beantwoorden.
  • Klik op Save om de wachtrij op te slaan.

Belangrijke eigenschappen van een Queue

  • Alleen accounts als bestemmingen: Binnen een queue kun je alleen accounts toevoegen als bestemmingen om oproepen uit de wachtrij te verwerken.
  • Voicemail wordt genegeerd: Een queue zal geen voicemails activeren. De wachtrij blijft actief totdat een van de accounts beschikbaar is om de oproep te beantwoorden, ongeacht hoe lang dit duurt. Dit zorgt ervoor dat bellers altijd in de wachtrij blijven totdat ze worden geholpen.

Verschillen tussen Queue en Group

  • Bestemmingen: Zowel queues als groepen bellen de ingestelde bestemmingen tegelijk. Het verschil is echter dat:
    • Bij een group kun je zowel accounts als externe nummers toevoegen als bestemmingen.
    • Bij een queue kun je alleen accounts toevoegen als bestemmingen.
  • Wachtmuziek en intro: Een queue biedt de mogelijkheid om een intro-bericht en wachtmuziek in te stellen, wat bij groepen niet mogelijk is. Dit maakt een queue ideaal voor situaties waarin bellers wat meer geduld moeten hebben voordat hun oproep wordt beantwoord.
  • Voicemail: Bij een group wordt de voicemail geactiveerd als geen van de bestemmingen de oproep kan beantwoorden. Een queue zal echter nooit naar voicemail doorschakelen en blijft de oproep in de wachtrij houden totdat een bestemming beschikbaar is.
  • Tijdsvensters: Bij een group kun je tijdsvensters instellen, zodat de groep alleen tijdens bepaalde tijden actief is. Dit is bij queues niet mogelijk.

Verschillen tussen Queue en Forward

  • Bestemmingen:
    • Bij een forward worden bestemmingen één voor één gebeld, afhankelijk van de volgorde die je hebt ingesteld. Pas als de eerste bestemming niet opneemt, gaat de oproep door naar de volgende.
    • Bij een queue worden alle accounts tegelijk gebeld.
  • Voicemail en wachttijd:
    • Bij een forward kan een voicemail worden geactiveerd als geen van de bestemmingen opneemt.
    • Bij een queue wordt voicemail genegeerd, en blijft de oproep in de wachtrij totdat iemand beschikbaar is om op te nemen.
  • Flexibiliteit: Een queue is ontworpen voor wachttijden met meerdere bellers en biedt een meer georganiseerde manier om oproepen op te vangen en door te schakelen naar beschikbare medewerkers. Een forward is eenvoudiger en schakelt bellers door naar een ingestelde volgorde van bestemmingen.

Deze verschillen helpen je bij het kiezen van de juiste configuratie voor jouw situatie, afhankelijk van hoe je oproepen wilt beheren en verwerken.

10. IVRs (Keuzemenu’s)

Met een IVR (Interactive Voice Response) kun je een keuzemenu instellen waarmee bellers via toetscombinaties door het systeem kunnen navigeren. Dit is een essentieel onderdeel voor bedrijven die inkomende oproepen willen automatiseren en efficiënt willen routeren op basis van de keuze van de beller.

Een IVR instellen

  • Ga naar IVRs in het menu.
  • Klik op Add om een nieuwe IVR te maken.
  • Voer de volgende gegevens in:
    • Extension: Het extensienummer voor de IVR. Dit extensienummer moet uniek zijn binnen het systeem en wordt gebruikt voor interne doorschakelingen naar het keuzemenu.
    • Phone Number: Selecteer een telefoonnummer als je wilt dat bellers van buitenaf direct het keuzemenu kunnen benaderen.
    • Name: Geef de IVR een herkenbare naam, bijvoorbeeld “Hoofdmenu” of “Sales IVR”.
    • Edit: Hier kun je IVR submenu’s toevoegen en keuzemenu-opties toevoegen en bewerken.

IVR-(sub)menu configureren

Wanneer je een IVR hebt aangemaakt, kun je de submenu’s maken en keuzemenu-opties instellen. Dit gebeurt door te specificeren wat er moet gebeuren wanneer een beller op een bepaalde toets drukt.

  • Klik op Edit om naar de IVR-menu-editor te gaan.
  • In de IVR-menu-editor kun je meerdere submenu’s toevoegen en opties configureren, zoals de welkomstboodschap, het keuzemenu en de acties die plaatsvinden na een keuze.
    • Klik op Root Menu.
    • Name: Geef het menu een naam, bijvoorbeeld “Hoofdmenu”.
    • Available: Stel de tijden in waarop het IVR-menu beschikbaar is (bijvoorbeeld 24/7 of tijdens kantooruren).
    • Intro: Selecteer of upload een audiobestand dat als welkomstboodschap wordt afgespeeld zodra iemand het IVR-menu binnenkomt. Dit kan bijvoorbeeld een begroeting of een korte uitleg van de opties zijn.
    • Menu: Selecteer een audiobestand dat wordt afgespeeld nadat de welkomstboodschap is afgespeeld.
    • Events: Dit is waar je de daadwerkelijke keuzes voor de bellers kunt configureren. Voeg verschillende gebeurtenissen toe voor elke toets op het toetsenbord.

IVR-keuzes configureren

Voor elke toets op het toetsenbord van de beller (bijvoorbeeld 1, 2, 3, etc.), kun je specifieke acties instellen. Dit kunnen verschillende acties zijn, afhankelijk van wat je wilt dat er gebeurt wanneer een beller een bepaalde optie kiest.

  • Druk op de toets: Selecteer welke toets de beller moet indrukken. Dit kunnen getallen zijn van 0-9, *, #, en er zijn ook twee belangrijke opties genaamd Timeout en N/A:
    • Timeout: Stel in wat er gebeurt als de beller geen keuze maakt binnen een bepaalde tijd. Naast het automatisch doorschakelen naar bijvoorbeeld een operator of voicemail, kan je de Timeout-optie ook gebruiken om het IVR-menu opnieuw af te spelen. In dat geval kies je als actie IVR Menus en selecteer je het huidige menu, zodat de beller het keuzemenu opnieuw te horen krijgt.
    • N/A (Not Available): Deze optie wordt aangeroepen wanneer het keuzemenu buiten de ingestelde beschikbaarheid valt, bijvoorbeeld buiten kantooruren. Wanneer een beller belt buiten het ingestelde tijdslot van het IVR-menu, wordt de N/A-actie geactiveerd. Je kunt de oproep doorsturen naar een specifieke extensie of voicemail die is ingesteld voor de ‘niet beschikbare’ periode.
  • Action: Dit menu biedt een uitgebreide lijst met opties voor acties die uitgevoerd kunnen worden wanneer een toets wordt ingedrukt. Nadat je op de toets drukt, wordt het Action-menu geopend (zie rechts op de screenshot), waarin je kunt kiezen uit:
    • IVR Menus: Schakel door naar een ander IVR-menu of speel het huidige menu opnieuw af (bijvoorbeeld bij gebruik van de Timeout-optie).
    • Accounts: Schakel door naar een specifieke SIP-account binnen het systeem.
    • Groups: Schakel door naar een belgroep.
    • Forwards: Stuur de oproep door naar een voorwaartse regel, zoals gedefinieerd onder Forwards in het systeem.
    • Switches: Laat de beller schakelen tussen verschillende opties, zoals ingesteld in Switches.
    • Announcements: Speel een specifieke aankondiging af en vervolg daarna met de ingestelde actie.
    • Queues: Schakel de beller door naar een wachtrij.
    • Phone Numbers: Schakel door naar een extern telefoonnummer.
  • Play before action: Selecteer indien gewenst een audiobestand dat wordt afgespeeld voordat de geselecteerde actie wordt uitgevoerd. Dit is handig als je een bevestiging of extra uitleg wilt geven voordat de beller wordt doorgeschakeld.

11. Phone Numbers

In deze sectie kun je telefoonnummers beheren en toewijzen aan verschillende soorten extensies zoals accounts, groepen, aankondigingen, en meer.

Telefoonnummers koppelen

  • Ga naar Phone Numbers in het menu.
  • Klik op een nummer om het te koppelen aan een extensie. Je kunt kiezen tussen verschillende extensietypen zoals:
    • Account
    • Group
    • Forward
    • Switch
    • Announcement
    • Queue
    • IVR
  • Meer details over het koppelen van telefoonnummers vind je hier.

12. Provisioning (Account statussen en SIP-gegevens)

De Provisioning-sectie in Hosted PBX bevat de SIP-gegevens voor elk account, die je nodig hebt om verschillende apparaten te configureren die het SIP-protocol ondersteunen. Dit kunnen telefoontoestellen, softphones, intercoms, liften of zelfs volledige telefooncentrales zijn. Hier kun je de gebruikersnaam (SIP ID) en het wachtwoord vinden die moeten worden ingevoerd op het betreffende apparaat.

SIP-gegevens inzien

  • Ga naar de Provisioning-sectie in het menu (onder de naam “Account statussen en SIP-gegevens”).
  • Je ziet een lijst met alle accounts en hun bijbehorende SIP-gegevens:
    • Account: De naam van het account.
    • SIP Credentials: Hier vind je de gebruikersnaam (SIP ID) en het wachtwoord.
    • Registration: Toont de status van het account (Online/Offline).

13. Auto Provisioning

De functie Auto Provisioning vereenvoudigt het instellen van ondersteunde telefoontoestellen door automatisch de configuratie in te laden via het MAC-adres van het toestel. Dit maakt het configureren van toestellen eenvoudig en snel.

Een toestel instellen via Auto Provisioning

  • Ga naar Auto Provisioning in het menu.
  • Klik op Add om een nieuw toestel toe te voegen.
  • Vul de volgende gegevens in:
    • Account: Koppel een account aan het toestel. Dit account moet eerder zijn aangemaakt onder de Accounts-sectie en wordt via Auto Provisioning geconfigureerd op het toestel.
    • Device Type: Selecteer het juiste toestelmodel uit de lijst. Momenteel worden alleen bepaalde modellen ondersteund, voornamelijk Yealink-toestellen. Met de tijd zullen we de ondersteuning uitbreiden.
    • MAC Address: Voer het MAC-adres van het toestel in. Dit is een unieke identificatie voor elk apparaat en staat meestal op een sticker aan de onderkant van het toestel.
    • Web Password: Er wordt automatisch een wachtwoord gegenereerd voor toegang tot de webinterface van het toestel. Je kunt dit aanpassen als je wilt.
    • Line Keys: Configureer de sneltoetsen (line keys) van het toestel. Dit zijn fysieke knoppen op het toestel die kunnen worden ingesteld om specifieke functies uit te voeren, zoals snelkiesnummers.
  • Klik op Save om het toestel te configureren.
  • Reset het toestel naar fabrieksinstellingen na het opslaan van de configuratie. Bij Yealink-toestellen kan dit eenvoudig door de OK-knop 10 seconden ingedrukt te houden en vervolgens op JA te drukken om de reset te bevestigen. Zorg ervoor dat het toestel is verbonden met het internet tijdens het opstarten, zodat het automatisch de configuratie kan ophalen.

Ondersteuning van toestellen

Op dit moment ondersteunen we alleen specifieke modellen, zoals een selectie van Yealink-toestellen. Als je toestel niet in de lijst staat, betekent dit niet dat we het niet ondersteunen. We ondersteunen alle SIP-compatibele toestellen, maar deze moeten handmatig worden ingesteld via de Provisioning-sectie met de bijbehorende SIP-gegevens.

Handmatig instellen van toestellen

Voor toestellen die niet via Auto Provisioning worden ondersteund, kun je de SIP-gegevens die onder de Provisioning-sectie beschikbaar zijn handmatig invoeren in het toestel om deze te configureren.

14. PBX Settings

In de PBX Settings kun je globale instellingen beheren, zoals de standaard Caller ID en de tijdzone voor de gehele PBX. Deze instellingen zijn van toepassing op alle accounts, tenzij er specifieke aanpassingen zijn gemaakt op accountniveau.

PBX-instellingen wijzigen

  • Ga naar PBX Settings in het menu.
  • Stel de volgende instellingen in:
    • Default Caller ID: Selecteer de standaard Caller ID voor uitgaande oproepen. Dit telefoonnummer zal worden gebruikt voor alle accounts waarbij geen specifieke Caller ID is ingesteld.
    • Time Zone: Stel de tijdzone van de PBX in. Deze instelling zorgt ervoor dat alle tijdgebonden functies (zoals tijdsvensters en geplande routes) correct functioneren volgens de ingestelde tijdzone.
  • Klik op Save om de instellingen op te slaan.

Default CallerID

Wanneer je de standaard Caller ID wijzigt, wordt deze automatisch toegepast op alle accounts waar geen specifieke Caller ID is ingesteld. Dit zorgt ervoor dat deze accounts het nieuwe standaardnummer gebruiken voor uitgaande oproepen.

15. Contact en Ondersteuning

Voor verdere ondersteuning kun je contact opnemen met het supportteam van BasicVoice via support@basicvoice.nl of bellen naar +31 85 048 2000