Voicemail instellen en beheren in Hosted PBX

Deze handleiding is alleen van toepassing op Hosted PBX klanten.
Voor SIP Trunk leveren wij geen voicemailbox.

1. Wanneer gebruikt u voicemail binnen Hosted PBX

Binnen Hosted PBX heeft iedere gebruiker een eigen voicemailbox.
Deze voicemailbox is gekoppeld aan het interne account (extensie) van de gebruiker.

Voicemail wordt actief wanneer:

U een oproep niet beantwoordt
U in gesprek bent (indien geen wachtrij of call waiting actief is)
Uw toestel offline is (niet geregistreerd)

2. Voicemail inschakelen per gebruiker

Standaard staat voicemail uitgeschakeld bij nieuwe gebruikers.

Zo schakelt u voicemail in:

Log in op het Hosted PBX portaal
Ga naar Accounts
Open het betreffende account (gebruiker)
Zet de optie Voicemail op ON
Klik op Opslaan

De voicemailbox is nu actief.

Let op: zolang voicemail niet op ON staat, zal een oproep nooit naar voicemail gaan.

3. Manieren om uw voicemailbegroeting in te stellen

U kunt de voicemailbegroeting op twee manieren instellen.

Optie 1 – Via het Hosted PBX portaal (aanbevolen methode)

Dit is de meest stabiele en duidelijke manier.

Ga naar Accounts
Ga naar Voicemail Greetings
Upload hier een geluidsbestand met uw voicemailboodschap (bij voorkeur .wav)

De begroeting wordt direct actief.

Aanbevolen audioformaat:

Bestandstype: .wav
Mono
8kHz of 16kHz

Optie 2 – Via uw toestel (*98)

U kunt de voicemail ook inspreken via uw eigen toestel.

Bel naar *98 vanaf het toestel (Voicemail moet wel aan staan voor account)
Toets 3 voor persoonlijke instellingen
Toets 3 voor welkomstboodschap instellen
Volg de stappen en kies de optie om uw begroeting in te spreken
Sla deze op

Let op! Via deze manier ziet u de ingesproken audio niet terug in de Hosted PBX portal.

4. Voicemail beluisteren

Voicemailberichten kunt u beluisteren door:

Te bellen naar *98 vanaf uw toestel.
Of door ze per e-mail te ontvangen (indien ingesteld)

5. Uitleg van de optie: Forward to email

Binnen de voicemailinstellingen staat de optie:

Forward to email

Dit veld bepaalt wat er met nieuwe voicemailberichten gebeurt.

Staat hier een e-mailadres ingevuld?

Dan gebeurt het volgende:

De voicemailberichten wordt als audiobestand naar dit e-mailadres gestuurd
Het bericht wordt niet opgeslagen in de voicemailbox
U kunt het bericht niet meer terugluisteren via *98

Wilt u voicemailberichten in de voicemailbox ontvangen?

Laat dit veld leeg.

Dan kunt u voicemailberichten altijd terugluisteren via *98.

Dit is een veelvoorkomende oorzaak van meldingen zoals:
“Mijn voicemail is leeg terwijl er wel berichten zijn ingesproken.”

6. Wat gebeurt er als u de voicemailinstellingen opslaat

Dit is belangrijk en veroorzaakt vaak verwarring.

Elke keer dat u in het Hosted PBX portaal de voicemailinstellingen opslaat voor een account, wordt de volledige voicemailbox gereset.

Dit betekent:

Alle opgeslagen voicemailberichten worden verwijderd
De ingesproken begroeting kan worden verwijderd
De voicemailbox start opnieuw als ‘leeg’

Sla deze instellingen daarom alleen op als dit noodzakelijk is.

7. Veelvoorkomende fouten en oorzaken

Probleem	Oorzaak
Oproepen gaan niet naar voicemail	Voicemail staat niet op ON bij het account
Voicemail is leeg terwijl er berichten zijn ingesproken	Er staat een e-mailadres ingevuld bij Forward to email
Begroeting is ineens verdwenen	De voicemailinstellingen zijn opgeslagen in het portaal
Begroeting klinkt slecht	Onjuist audioformaat gebruikt bij upload
Voicemail is niet bereikbaar via *98	Voicemail wordt doorgestuurd naar e-mail

8. Tips voor het gebruik van voicemail

Gebruik bij voorkeur de uploadfunctie in het portaal voor de beste audiokwaliteit
Laat Forward to email leeg als u voicemail via het toestel wilt beheren
Pas voicemailinstellingen zo min mogelijk aan nadat alles correct werkt
Test altijd door uw eigen nummer te bellen nadat u voicemail heeft ingesteld

Met deze instellingen zorgt u ervoor dat voicemail binnen Hosted PBX correct functioneert en voorkomt u de meest voorkomende problemen.